Privacybeleid

Koper-ICT Services  ·  Versie 2.2  ·  oktober 2026

1. Wie ben ik

Koper-ICT Services is een dienstverlener op het gebied van ICT Consultancy, ICT Support, ICT Thuishulp en het inrichten van Smarthome oplossingen. Ik verwerk persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens:

  • Bedrijfsnaam: Koper-ICT Services
  • Adres: Martinus Nijhofflaan 8, 2025 GT Haarlem
  • KVK-nummer: 42061199
  • BTW-nummer: NL005465728B34
  • E-mail: helpdesk@koper-ict.nl

2. Rollen: Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker

Afhankelijk van de dienstverlening kan Koper-ICT Services optreden als:

  • Verwerkingsverantwoordelijke — bijvoorbeeld voor eigen administratie, klantbeheer en facturatie via AFAS SB.
  • Verwerker — wanneer ik in opdracht van klanten persoonsgegevens verwerk, bijvoorbeeld bij ICT-beheer en support.

Indien ik optree als verwerker, wordt dit vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever.

3. Persoonsgegevens die ik verwerk

Ik verwerk onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres)
  • Bedrijfsgegevens
  • Factuur- en administratiegegevens (via AFAS SB)
  • Melding- en supportgegevens (via het eigen ontwikkelde Meldingssysteem Koper-ICT Helpdesk, versleuteld opgeslagen op eigen servers)
  • Chatgesprekken via de website-chat: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de berichten die u stuurt, de pagina waarop de chat is gestart en een gehashte (niet direct herleidbare) vorm van uw IP-adres
  • Inloggegevens voor het klantportaal (e-mailadres en eenmalige inlogcode of inloglink)
  • Systeem- en gebruikersgegevens (bij ICT-support)
  • IP-adressen en technische (server)gegevens, ten behoeve van het beschikbaar en veilig houden van de website
  • Koper-ICT Quick Assist sessiegegevens: ID, IP-adres, datum en tijdstip van de sessie
  • Telefoongesprekken en gespreksopnames via het telefoonsysteem (UniFi Talk, zelf gehost)
  • Abonnementsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gekozen abonnement en status) in de database van de website, en betaalgegevens voor serviceabonnementen via www.koper-ict.nl (SEPA-incasso, verwerkt door Mollie Payments — Koper-ICT Services verwerkt het bankrekeningnummer niet zelf en heeft geen toegang tot volledige betaalgegevens)
  • Websitebezoekgegevens via Google Analytics (geanonimiseerd waar mogelijk)

Ik verwerk uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van mijn dienstverlening.

4. Doeleinden en rechtsgrondslag van verwerking

Ik verwerk persoonsgegevens op basis van de volgende doeleinden en rechtsgrondslagen (artikel 6 AVG):

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

  • Uitvoeren van ICT-diensten en ondersteuning
  • Afhandeling van supportverzoeken via het eigen ontwikkelde Meldingssysteem (Koper-ICT Helpdesk)
  • Beantwoorden van uw vragen en het aanmaken van een melding via de website-chat
  • Remote support en systeembeheer via Koper-ICT Quick Assist
  • Administratie en facturatie via AFAS SB
  • Beheer van serviceabonnementen via www.koper-ict.nl, inclusief betalingsverwerking via Mollie Payments en het abonnementenoverzicht in het klantportaal
  • E-mailcommunicatie via Microsoft 365, waaronder automatische e-mails over meldingen en abonnementen
  • Telefonische dienstverlening via het telefoonsysteem (UniFi Talk)

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

  • Plaatsen van marketingcookies via Google Analytics voor inzicht in het bereik en de effectiviteit van mijn online aanwezigheid — uitsluitend na uw toestemming via de cookiebanner

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

  • Hosting van de website op eigen (on-premise) infrastructuur, ten behoeve van de beschikbaarheid en werking van mijn website en dienstverlening
  • Opnemen van telefoongesprekken via UniFi Talk, ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden (training en verbetering van de dienstverlening) en ten behoeve van juridische doeleinden (bijvoorbeeld als bewijs bij geschillen). Bij aanvang van het gesprek wordt u hierover geïnformeerd.
  • Vastleggen van sessiegegevens (ID, IP-adres, datum/tijd) ter voorkoming en opsporing van misbruik
  • Bewaren van IP-adressen voor fraudepreventie en beveiliging van mijn systemen
  • Verwerking van verkeersgegevens door Cloudflare ten behoeve van DDoS-beveiliging en beschikbaarheid van de website

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

  • Nakomen van wettelijke bewaarplichten, waaronder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar

Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

5. Tools en systemen

Voor mijn dienstverlening maak ik gebruik van de volgende systemen:

  • www.koper-ict.nl — zelf gehost op eigen (on-premise) infrastructuur van Koper-ICT Services
  • AFAS SB — administratie en klantregistratie
  • Microsoft 365 (hybride) — e-mail en communicatie, en meldingen aan medewerkers via Microsoft Teams
  • Koper-ICT Quick Assist (zelf gehost) — remote support
  • Koper-ICT Helpdesk (eigen ontwikkeld, zelf gehost) — versleuteld meldingssysteem met klantportaal voor supportaanvragen, op eigen servers van Koper-ICT Services
  • Koper-ICT Chat (eigen ontwikkeld, zelf gehost) — chatfunctie op de website, zie sectie 10
  • UniFi Talk (zelf gehost) — telefoonsysteem, inclusief gespreksopnames; belverbindingen via KPN en CheapConnect
  • Mollie Payments — betalingsverwerking voor serviceabonnementen via www.koper-ict.nl
  • Cloudflare — DDoS-beveiliging en websitebeveiliging
  • Google Analytics — marketinganalyse voor inzicht in bereik en online aanwezigheid

6. Websiteanalyse

Google Analytics — marketinganalyse

Voor inzicht in het bereik en de effectiviteit van mijn online aanwezigheid maak ik gebruik van Google Analytics. Daarbij geldt het volgende:

  • Google Analytics is een dienst van Google LLC. Google kan de verzamelde gegevens gebruiken voor eigen doeleinden conform haar privacybeleid.
  • Deze verwerking vindt uitsluitend plaats na uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) via de cookiebanner.
  • Google is een Amerikaanse onderneming. De doorgifte van gegevens naar de Verenigde Staten vindt plaats op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC’s) conform artikel 46 AVG.
  • IP-adressen worden geanonimiseerd verwerkt voordat deze worden doorgegeven aan Google.
  • Meer informatie over hoe Google omgaat met uw gegevens vindt u op policies.google.com/privacy.

7. Remote support (Koper-ICT Quick Assist)

Koper-ICT Services maakt gebruik van Koper-ICT Quick Assist voor het verlenen van remote support. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

  • Remote toegang vindt uitsluitend plaats met voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de klant.
  • Toegang is beperkt tot de werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning.
  • Verbindingen zijn beveiligd conform de geldende technische standaarden.
  • Koper-ICT Services maakt gebruik van een zelf gehoste versie van Koper-ICT Quick Assist. Alle verbindingen worden uitsluitend gerouteerd via eigen servers van Koper-ICT Services. Er wordt geen verkeer doorgestuurd via servers van derden.
  • Van elke sessie worden de volgende gegevens gelogd: sessie-ID, IP-adres van de klant, en de datum en het tijdstip van de verbinding.
  • Deze sessiegegevens worden uitsluitend bewaard voor de opsporing en voorkoming van misbruik en worden automatisch verwijderd na afloop van de in sectie 15 genoemde bewaartermijn.

8. Serviceabonnementen en betalingen (Mollie Payments)

Serviceabonnementen worden beheerd via www.koper-ict.nl. Betalingen hiervoor worden verwerkt via Mollie Payments (SEPA-incasso). Daarbij geldt het volgende:

  • Mollie is een Nederlandse betaaldienstverlener (Mollie B.V., Amsterdam). Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
  • Betalingen worden volledig verwerkt door Mollie Payments. Koper-ICT Services heeft geen toegang tot volledige betaalgegevens zoals bankrekening- of kaartnummers; deze worden uitsluitend verwerkt door Mollie conform hun PCI-DSS-certificering.
  • Mollie verwerkt klantgegevens zoals naam, e-mailadres en betaalgegevens uitsluitend ten behoeve van de betalingsverwerking.
  • In de database van de website bewaar ik uw aanmeldgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres), het gekozen abonnement en de status daarvan, zodat u uw abonnement in het klantportaal kunt bekijken, opzeggen of hervatten. U ontvangt hierover bevestigingen per e-mail.
  • Deze verwerking vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
  • Meer informatie over hoe Mollie omgaat met persoonsgegevens vindt u op www.mollie.com/nl/privacy.

9. Telefonie en gespreksopnames (UniFi Talk)

Voor telefonische bereikbaarheid maakt Koper-ICT Services gebruik van UniFi Talk, een zelf gehost telefoonsysteem. Daarbij geldt het volgende:

  • UniFi Talk draait op eigen, zelf beheerde infrastructuur van Koper-ICT Services. Voor de daadwerkelijke belverbindingen (het tot stand brengen van gesprekken via het telefoonnetwerk) wordt gebruikgemaakt van de telecomaanbieders KPN en CheapConnect.
  • Telefoongesprekken worden opgenomen ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden (training en verbetering van de dienstverlening).
  • Gespreksopnames kunnen daarnaast worden gebruikt voor juridische doeleinden, bijvoorbeeld als bewijs bij geschillen over gemaakte afspraken.
  • Bij aanvang van een telefoongesprek wordt u geïnformeerd dat het gesprek kan worden opgenomen.
  • Deze verwerking vindt plaats op basis van mijn gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Gespreksopnames worden 60 dagen bewaard. Bij een juridisch geschil kan een opname langer worden bewaard, zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling daarvan.
  • Gespreksopnames worden niet gedeeld met derden, behalve indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de behandeling van een geschil.

10. Website-chat (Koper-ICT Chat)

Op de website kunt u een chat starten met een assistent en, als u dat wilt, met een medewerker. Daarbij geldt het volgende:

  • De chat is eigen ontwikkeld en draait op de zelf gehoste website van Koper-ICT Services.
  • Wij bewaren uw naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer (als u die invult), de berichten van het gesprek, de pagina waarop u de chat startte en een gehashte vorm van uw IP-adres, ter voorkoming van misbruik.
  • Wanneer u een medewerker wilt spreken of een melding laat aanmaken, ontvangen medewerkers een bericht in Microsoft Teams en een e-mail met uw naam, e-mailadres en vraag, zodat het gesprek kan worden overgenomen. Antwoorden worden gegeven via een beveiligde console in het beheer van de website.
  • Als u via de chat een melding laat aanmaken, wordt die behandeld in de Koper-ICT Helpdesk en gelden daarvoor de bewaartermijnen van meldingen.
  • Indien een AI-model wordt gebruikt voor het beantwoorden van standaardvragen, draait dit op eigen servers van Koper-ICT Services; chatberichten worden daarvoor niet naar externe partijen gestuurd.
  • Een chat die twee uur niet actief is, wordt automatisch gesloten. Gesloten chats worden 12 maanden bewaard en daarna verwijderd (zie sectie 15).
  • Deze verwerking vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst, of van uw verzoek om met ons in contact te komen (art. 6 lid 1 sub b AVG).

11. Hosting

www.koper-ict.nl wordt gehost op eigen (on-premise) infrastructuur van Koper-ICT Services. Daarbij geldt het volgende:

  • De website draait op eigen, zelf beheerde servers van Koper-ICT Services; er is geen externe hostingpartij bij betrokken.
  • Via de website verzamelde technische gegevens (zoals IP-adressen en serverlogs) worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van het beschikbaar en veilig houden van de website.
  • Deze verwerking vindt plaats op basis van mijn gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Door een verhuizing van de servers kan de website van 19 oktober t/m 10 november 2026 tijdelijk niet bereikbaar zijn. Per e-mail ben ik in die periode bereikbaar via helpdesk@koper-ict.nl.

12. DDoS-beveiliging (Cloudflare)

De website van Koper-ICT Services is beschermd tegen DDoS-aanvallen en andere vormen van misbruik via Cloudflare, Inc. Dit betekent dat al het websiteverkeer via de servers van Cloudflare wordt gerouteerd voordat het mijn server bereikt. Daarbij geldt het volgende:

  • Cloudflare verwerkt technische gegevens zoals IP-adressen, browserinformatie en verkeerspatronen om kwaadaardig verkeer te detecteren en te blokkeren.
  • Deze verwerking vindt plaats op basis van mijn gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — het beschermen van de beschikbaarheid en integriteit van mijn website en diensten.
  • Cloudflare is een Amerikaanse onderneming. De doorgifte van gegevens naar de Verenigde Staten vindt plaats op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC’s) conform artikel 46 AVG.
  • Cloudflare bewaart verkeersloggegevens maximaal 30 dagen, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is.
  • Voor meer informatie over de privacy-praktijken van Cloudflare verwijs ik naar het privacybeleid van Cloudflare: www.cloudflare.com/privacypolicy.

13. Opslag en beveiliging van gegevens

Uw gegevens worden:

  • Voor www.koper-ict.nl, inclusief de website-chat en de abonnementsgegevens: gehost op eigen (on-premise) infrastructuur van Koper-ICT Services
  • Voor het meldingssysteem (Koper-ICT Helpdesk): versleuteld opgeslagen op eigen systemen en servers van Koper-ICT Services
  • Voor het telefoonsysteem (UniFi Talk) en gespreksopnames: opgeslagen op eigen, zelf beheerde infrastructuur van Koper-ICT Services
  • Regelmatig geback-upt
  • Beveiligd met passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang

14. Delen van gegevens en subverwerkers

Ik deel persoonsgegevens alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van mijn dienstverlening. Met de onderstaande verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten:

  • AFAS SB — administratie en klantregistratie
  • Microsoft 365 — e-maildiensten en meldingen aan medewerkers via Microsoft Teams
  • Mollie B.V. — betalingsverwerking voor serviceabonnementen via www.koper-ict.nl
  • KPN — telecomaanbieder, verzorgt belverbindingen voor het telefoonsysteem (UniFi Talk)
  • CheapConnect — telecomaanbieder, verzorgt belverbindingen voor het telefoonsysteem (UniFi Talk)
  • Cloudflare — DDoS-beveiliging en websitebeveiliging
  • Google LLC — Google Analytics (marketinganalyse, uitsluitend na toestemming)

De website www.koper-ict.nl (inclusief de website-chat), het meldingssysteem (Koper-ICT Helpdesk) en het telefoonsysteem UniFi Talk zelf (het platform waarop meldingen worden behandeld en gesprekken worden gevoerd/opgenomen) worden allemaal intern gehost op eigen (on-premise) infrastructuur van Koper-ICT Services, en betreffen geen externe verwerkers. KPN en CheapConnect verzorgen uitsluitend de onderliggende belverbindingen (het telefoonnetwerk) en zijn in die hoedanigheid wel externe verwerkers.

Mollie B.V. is gevestigd in Amsterdam, Nederland. Betalingen voor serviceabonnementen worden verwerkt door Mollie Payments conform hun PCI-DSS-certificering. Koper-ICT Services heeft geen toegang tot volledige betaalgegevens.

Ik verkoop uw persoonsgegevens nooit aan derden.

15. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

Categorie Termijn
Administratie en factuurgegevens 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Meldingen (Koper-ICT Helpdesk) 12 maanden na sluiting, daarna geanonimiseerd
Chatgesprekken (website-chat) Automatisch gesloten na 2 uur inactiviteit; 12 maanden na sluiting verwijderd
Koper-ICT Quick Assist sessiegegevens (ID, IP, datum/tijd) Maximaal 12 maanden
Telefoongesprekopnames (UniFi Talk) 60 dagen; bij een juridisch geschil kan een opname langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling daarvan
Mollie betalingsgegevens (abonnementen) Conform het beleid van Mollie (standaard 5 jaar)
Cloudflare verkeersloggegevens Maximaal 30 dagen
IP-adressen en serverlogs (websitebeheer en beveiliging) Maximaal 12 maanden
Google Analytics gegevens Conform het beleid van Google (standaard 14 maanden)

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, zodat zij niet meer herleidbaar zijn tot een individu.

16. Datalekken

Koper-ICT Services beschikt over een interne procedure voor het omgaan met datalekken. Indien zich een datalek voordoet, handel ik als volgt:

  • Ik neem onmiddellijk passende technische en organisatorische maatregelen om het lek te beperken en de oorzaak vast te stellen.
  • Indien het datalek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meld ik dit uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), conform artikel 33 AVG.
  • Indien het datalek naar verwachting een hoog risico oplevert voor betrokkenen, informeer ik de betrokken personen zo spoedig mogelijk rechtstreeks, conform artikel 34 AVG.
  • Ik registreer alle (vermoedelijke) datalekken intern, ongeacht of een melding bij de AP vereist is.

Vermoedt u een datalek of beveiligingsincident? Neem dan onmiddellijk contact op via helpdesk@koper-ict.nl.

17. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage (art. 15) — u kunt opvragen welke persoonsgegevens ik van u verwerk.
  • Recht op correctie (art. 16) — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Recht op verwijdering (art. 17) — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
  • Recht op beperking van verwerking (art. 18)
  • Recht op dataportabiliteit (art. 20)
  • Recht van bezwaar (art. 21)
  • Recht om toestemming in te trekken — u kunt uw toestemming voor marketingcookies (Google Analytics) te allen tijde intrekken via de cookiebanner op de website.

U kunt een verzoek tot inzage of uitoefening van uw overige rechten indienen via helpdesk@koper-ict.nl. Ik reageer binnen de wettelijk voorgeschreven termijn van één maand. Indien uw verzoek complex is, kan ik deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; ik zal u hiervan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u van mening bent dat ik uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerk, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

18. Cookies

De website van Koper-ICT Services maakt gebruik van cookies. Ik onderscheid de volgende categorieën:

  • Noodzakelijke cookies — vereist voor de basisfunctionaliteit van de website. Deze worden altijd geplaatst.
  • Functionele cookies en browseropslag — bijvoorbeeld de sessie van het klantportaal na het inloggen met een code, en uw gekozen weergave (licht of donker). Deze zijn nodig voor de werking of onthouden uw keuze en bevatten geen trackinggegevens.
  • Marketingcookies (Google Analytics) — worden alleen geplaatst na uw toestemming en worden gebruikt voor inzicht in het bereik en de effectiviteit van mijn online aanwezigheid.

Bij uw eerste bezoek aan mijn website wordt u via een cookiebanner gevraagd om uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw voorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookiebanner op de website.

19. Wijzigingen

Koper-ICT Services behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op mijn website. Ik adviseer u dit beleid periodiek te raadplegen. De datum van de laatste wijziging is vermeld bovenaan dit document.

20. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid kunt u contact opnemen via:

Koper-ICT Services  ·  Martinus Nijhofflaan 8  ·  KVK 42061199  ·  BTW NL005465728B34  ·  Versie 2.2  ·  oktober 2026